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院長信箱-注意事項

  1. 1. 衛生福利部雲林教養院(以下簡稱本院)為加強為民服務,有效處理人民陳情案件,特依行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點,訂定本注意事項。
  2. 2. 本注意事項所稱人民陳情事項,係指人民對於本院行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益維護,以書面或言詞向本院提出之具體陳情。
  3. 3. 人民陳情得以書面為之,書面包括電子郵件及傳真等在內。
    前項書面應載明具體陳訴事項、真實姓名及聯絡方式。
    本注意事項所稱聯絡方式包括電話、住址、傳真號碼或電子郵件位址等。
  4. 4. 人民陳情得以言詞或現場為之,本院傳達室、慈暉樓服務台值勤日員應負責接待,並通知所轄科室到場聆聽陳訴後,收受有關資料並製作紀錄,移請研考單位列管。
  5. 5. 本院對人民陳情案件、應本合法、合理、迅速、確實辦結原則,審慎處理。
  6. 6. 本院受理人民陳情案件後,應將陳情之文件或紀錄及相關資料附處理中之文卷,依分層負責規定,逐級陳核後,視情形以公文、電子公文、電話、電子郵件、傳真、面談或其他方式答復陳情人。但人民陳情案件載明代理人或聯絡人時,本院得逕向代理人或聯絡人答復。
    前項人民陳情案件係數人共同具名且載明各陳情人聯絡方式而無代理人或聯絡人時,應逐一答復。但本院得對經依行政程序法第二十七條規定選定或指定為當事人者,逕為答復。
    第一項以電話及面談方式答復陳情人,得製作書面紀錄存查。
  7. 7. 本院處理人民陳情案件,得視案情需要,約請陳情人面談或派員實地調查處理。
  8. 8. 本院答復人民陳情案件時,應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據,以簡明、肯定、親切、易懂之文字答復陳情人,並副知有關機關。
  9. 9. 本院處理人民陳情案件應予登記、區分、統計及列入管制,並視業務性質分別訂定處理期限(院長信箱三個工作天、一般案件七個工作天、複雜案件三十個工作天)及公布於本院網站;其未能於規定期限內辦結者,應依分層負責簽請核准延長,並將延長理由以書面告知陳情人。
  10. 10. 民眾陳情案件有下列情形之一者,不予處理,但仍應予登記,以利查考:
    〈一〉無具體內容、未具真實姓名或聯絡方式者。
    〈二〉同一事由,經予適當處理,並以明確答復後,仍一再陳情者。
    〈三〉非本院所轄陳情事項,接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關陳情者。
  11. 11. 本院處理人民陳情案件,研考單位應定期將陳情案件數量及涉及問題性質、類別及處理結果等,加以檢討分析, 提出改進建議,供院長參採。
  12. 12. 人民陳情案件有保密之必要者,本院應予保密。
  13. 13. 本院對於處理人民陳情案件績效優良者,得予以獎勵;對於違反本注意事項各點規定者,應案情節輕重,分別依有關規定予以懲處。
  14. 14. 本院受理外國人以英文信件為陳情時,應以英文回復為原則。
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